Семь раз отмерь ― семь раз отрежь: как кризис помогает оптимизировать бизнес

Про важность обучения, мир без рекламы и спасительные беседы

Кризис ― «школа жизни», которую проходит любой бизнес, даже, если это беспрецедентный кризис, который будто пришел из фантастического фильма. Так или иначе, в сложных обстоятельствах для бизнеса можно найти спасательный круг, и имя ему ― оптимизация. В этом материале SharesPro ― советы аналитиков и бизнесменов о том, как эффективно сократить расходы компании и на что обратить внимание, чтобы не допустить серьезных ошибок.

Сокращать задачи, а не персонал

В самом начале кризиса важно оперативно снизить привычные затраты на ведение бизнеса. Проще всего сделать это во время «пузыря», когда вся система ещё работает в обычном режиме, по инерции. Кроме того, важно пересмотреть планы по развитию, чтобы понять, куда можно направить ресурсы, однако стоит подходить к этому этапу предельно внимательно, чтобы в процессе оптимизации не удалить что-то действительно нужное.

«Основная задача в начале кризиса — избежать технического дефолта и кассового разрыва, когда компании может не хватить собственных средств и выручки от клиентов для выполнения обязательств перед сотрудниками и поставщиками. На втором этапе важно подтвердить договоренности с текущими клиентами и искать новые возможности, которые неизбежно появляются, а также адаптировать команды и бизнес к новым реалиям», ― поясняет основатель и генеральный директор платформы для обучения и мотивации персонала «Эквио» Алексей Вагин.

Например, можно максимально уменьшить или перевести в переменные (связанные с выручкой и продажами) фиксированные затраты, к которым относятся фонд оплаты труда с постоянными окладами, аренда офиса и любые другие обязательные платежи.

Тоже самое касается и онлайн-сервисом ― имеет смысл выбрать тот, который пропорциональны количеству сотрудников, чем платформой с неизменной оплатой.

Отложенные расходы можно поставить на паузу, в то время как актуальные расходы в настоящем моменте необходимо сохранить. Например, данные о продажах и управлении системами дают немедленный эффект, их можно смело оставлять.

По возможности все собственные затраты должны быть зависимыми от выручки или переведенными на аутсорсинг или аутстаффинг. Речь идет о специалистах, работающих в компании-подрядчике, или о сотрудниках и партнерах, которые работают только за комиссию от продаж без фиксированного оклада.

Что касается сотрудников, то, прежде всего, следует оптимизировать бэк-офис: перевести на сокращенный рабочий день или отказаться от части позиций, связанных с HR, бухгалтерией, логистикой и офисным менеджментом, иными словами ― максимально сократить рутинные операционные задачи. При этом необязательно увольнять персонал ― можно предложить сотрудникам совмещать две должности или пройти обучение, если это необходимо. Некоторые руководители в кризис отодвигают обучение сотрудников на второй план, фокусируясь на других аспектах работы компании, однако Алексей Вагин считает это большой ошибкой.

«Можно отказаться от индивидуального планирования развития сотрудников (когда план составляют под конкретного человека с учетом его сильных и слабых сторон), разработки общей для компании системы карьерных планов, HR-брендинга и других модных направлений, которые не нужны в кризис. При этом важно оперативно обучать людей нужным для компании навыкам, которые вытянут бизнес из кризиса.

Также нельзя убирать инструменты для внутренней коммуникации, сбора обратной связи и тестирования, поскольку без них возникнет хаос».

Эксперт добавляет, что за последние несколько лет появилось много онлайн-инструментов, позволяющих не готовить качественный видео- и аудиоконтент, но и самостоятельно проходить обучение и проверять себя. Такие сервисы значительно помогают снизить негативный эффект от урезания бюджета на обучение в HR.

Однако в этом смысле вкладываться в новичков, которые ещё не вышли на стабильный темп и объём работы ― вкладывать сейчас в них ресурсы нецелесообразно.

В сложных обстоятельствах люди эффективно работают без дополнительной мотивации, поэтому потребность в постоянном контроле отпадает. Вот почему имеет смысл задуматься о том, чтобы сократить управленческие звенья и вернуться к идеальному соотношению управляющих и подчиненных ― 1:7.

Разговор по душам

Тем не менее, помните, что категорически нельзя сокращать затраты на выплату процентов от продаж, так как это переменная, желательно, если вы её нарастите, способствует усилению мотивации продавцов, которым стало сложнее работать с возражениями и сомнениями клиентов в кризисных условиях.

Нельзя убирать расходы на долгосрочные инструменты продвижения, например, SEO или PR, так как позже придется инвестировать в них с нуля. В то же время расходы на маркетинг лучше значительно сократить ― именно так поступают западные компании в обстоятельствах кризиса, потому что старые ценности требуют переосмысления, а новые ещё не сформированы.

«Первое, что надо сделать — провести аудит. Основные вещи, которые я делал в этом плане — это аудит дебиторской задолженности (кто должен и почему) и аудит расходов компании: на сотрудников, офис, хостинг, услуги связи, канцелярку и так далее. Также смотрел аудит доходов компании и анализировал прошлый год в двух направлениях — смотрел доходы по платежам от клиентов и доходы по актам, обязательно с помесячной разбивкой.Такой анализ дал мне полное понимание текущей ситуации. После этого я мог действовать дальше.

Сначала сократил неважные и некритичные расходы: ненужные хостинги, домены, подписки на сервисы, без которых можно жить. Перешли на бесплатные и почти бесплатные инструменты — Google Документы, „Битрикс24“ и другие», — рассказывает о своем опыте работы в кризис Артем Тихонов, генеральный директор AlterEGO Digital Agency.

Руководителям следует подходить к оптимизации бизнеса, ориентируясь на данные от самого ценного источника, который у них есть, – сотрудников, считают Патрик Дауст, партнер операционной практики в консалтинговой компании Oliver Wyman, и Пол Саймон, старший консультант Oliver Wyman. Предоставив им возможность участия в сборе данных и выработке рекомендаций, руководители смогут получить более полную картину о том, какие действия и инициативы уже реализуются в компании, какие виды деятельности важны со стратегической точки зрения, а какие можно автоматизировать, отдать подрядчикам (или вообще отказаться о них).

Комментарии
Читать также
Постичь дзен, пины и телегу: 8 площадок для развития бизнеса в 2022 году
Бумажная империя: есть ли смысл хранить деньги под подушкой

О том, почему полезная привычка может оказаться сильнее обстоятельств