Минута рубль бережет: как приручить тайм-менеджмент и перестать о нём беспокоиться

О том, как изменилась наша реальность и почему нам тоже пора меняться

Успеть все и успеть сегодня больше, чем вчера, — уже давно не «временный режим», а стандартное правило каждого дня. Но как к этому прийти и стоит ли стремиться к идеальному тайм-менеджменту, сегодня в материале SharesPro.

Японская пословица гласит: «Быстро — это медленно, но в правильную сторону». То есть вопрос не в количестве, а в качестве — это ключевой момент, определяющий успех, не только в бизнес-сфере.

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей. Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем, но прежде всего это самоорганизация и управление собой.

Из этого утверждения и выходит корень проблемы — невроза поколения, которое стремится добиться идеальной самоорганизации, для которой со временем нужно все больше жертв. 

Тем не менее бизнес-психолог Тони Крэбб уверен, что занятость 24/7 не более чем наш осознанный выбор, который можно изменить. В своей книге «Безумно занят» он советует сфокусироваться на четырех аспектах.

Управление

«Важно вернуть себе уверенность в том, что мы сами управляем своей жизнью, — пишет Тони Крэбб. — Для этого нужно обратиться к двум главным причинам занятости: отсутствие контроля и отсутствие выбора».

Психолог рекомендует пересмотреть ваш привычный алгоритм по принятию решений и подходить к этому взвешенно, с минимальной опорой на чужое мнение. Кроме того, нужно обозначить свои границы, установить правила вроде «я не работаю в выходные» и не бояться отказываться от каких-то дел или делегировать их.

Фокусировка

 «Мы неосознанно предпочитаем “крутиться”, вместо того чтобы сконцентрировать свои усилия на тех занятиях, которые действительно принесут крупные плоды», — объясняет Тони Крэбб.

На практике это означает, что 80% усилий стоит тратить именно на реализацию тех задач, с которыми вы справляетесь лучше всего.

Другой полезный совет: не начинайте рабочий день с проверки почты и соцсетей — потратьте первый час работы на важный отчет, проект, статью, до которой давно не доходили руки, чтобы не отвлекаться на мелочи. Используйте ошибки как бесплатное обучение, подходите к их анализу конструктивно и не бойтесь провалов.

Вовлеченность

«Наше внимание разрывается между миллионами разных объектов и не успевает сфокусироваться ни на одном из них. Однако все хорошее случается с нами тогда, когда мы уходим в глубину: наши переживания становятся насыщеннее, отношения – крепче, а мышление — более способным к светлым идеям и открытиям», — считает бизнес-психолог.

Для этого Тони Крэбб советует отказаться от многозадачности и отдать предпочтение последовательности, чтобы внимательно проработать каждый пункт из своего списка дел.

«Вместо того чтобы стараться организовать свое время, постарайтесь сконцентрироваться на настоящем моменте. Смакуйте его, отмечая у себя “приступы радости”, обостряя свое восприятие»,— комментирует психолог.

Импульс для перемен

«Есть два фактора, убивающих его на корню: страх и инерция. Чтобы начать двигаться в сторону улучшений, нужно решиться быть не таким, как все, и самостоятельно шагнуть к более эффективной и наполненной жизни», — утверждает Тони Крэбб.

Особое внимание эксперт уделяет негативным эмоциям, естественным, но совершенно ненужным, потому что они вытягивают энергию, как черная дыра, не позволяя сосредоточиться на важных вещах. В итоге — перерабатывание и выгорание:

«Такие эмоции, как стресс и беспокойство, могут сиюминутно ускорить работу, но не сделать наш труд более качественным. Мы не задумываемся, насколько сильно стресс притупляет наше умение думать, учиться и запоминать, принимать взвешенные решения».

Еще одна система для построения эффективного тайм-менеджмента — матрица Эйзенхауэра.

Это определенный инструмент планирования, позволяющий разделить все дела на работе и дома на четыре квадранта:

· приоритетные и срочные;

· важные и не срочные;

· не важные и срочные;

· не важные и не срочные.

В квадрант с приоритетными и срочными делами попадают задачи, не терпящие продления или переноса, то есть те, которые необходимо выполнить сегодня и нельзя отложить.

У прокрастинаторов в этой части много мелких пунктов — следствие отсутствия умения расставлять приоритеты. При идеальном раскладе у тех, кто умеет правильно планировать свой день, данная часть матрицы, как правило, остается пустой. Но даже при идеальном планировании форс-мажоры случаются у каждого. Поэтому дела, возникающие вследствие непредвиденных обстоятельств, также относятся к этой части матрицы.

Эксперт на час

Несмотря на стресс в качестве бэкграунда, в том, что ритм жизни убыстряется, есть и свои плюсы. Например, позитивное влияние требований времени на бизнес-процессы. В сфере услуг, где приоритетами давно стали три кита — комфорт, деньги и время, — огромное влияние уделяется последнему. Причем, способность сэкономить время клиента иногда становится так же приоритетно, как качество самого продукта, когда речь идет о конкуренции.

Теперь весь офис может поместиться в одном телефоне, и это сильно изменило наш мир: мы больше не привязаны к месту, можно проводить собеседования, тренинги и конференц-звонки, находясь в разных странах, а не организовывать личные встречи по каждому спорному пункту. В офис можно заказать все — от обеда, батареек и книжек до починки любых предметов, и вопрос будет только в том, как распределить освободившееся время и сколько оставить на аутсорс, чтобы побыть с семьей или самим собой.

Стремление к соблюдению тайм-менеджмента помогло создать возможность win-win, когда компании могут нанимать экспертов высокого уровня за приемлемую компенсацию, а сами эксперты получают высокую вовлеченность, множество рабочих и выгодных проектов и минимум временных потерь:

«Еще 15–20 лет назад какой-нибудь крупный частный банк выписывал себе топ-менеджера из Восточной Европы, а потом долго отпускал его на золотом парашюте.

Сегодня такого уровня эксперта можно найти быстрее, и обойдется компании он значительно дешевле, если его время сбалансированно распределить. При этом эксперт в итоге может зарабатывать больше. Такой вот парадокс. В своем бизнесе я подобную практику применяю уже не первый год: у меня есть сотрудник, которая появляется в офисе раз в неделю, но при этом весь фронт работы она закрывает идеально. Просто работать теперь нужно не с 9 до 18, а головой», — отмечает Ирина Баранова, управляющий партнер и executive search в Blab.

Таким образом, человек, который все успевает, — это не миф, а разумная система приоритетов и подходов к выполнению задач. Зачастую не многозадачность, а эмоциональное восприятие этого явления и мрачные прогнозы будущего становятся причиной усталости и неспособности придерживаться графика. Так или иначе, мир изменился, и наша задача — сделать так, чтобы этот факт стал хорошей новостью и предзнаменованием грядущих радости и успеха.

Комментарии
Читать также
Стресс от объема задач и когнитивная перегрузка: почему тайм-менеджмент не работает

Упрощайте, сокращайте, структурируйте