«Куда уходят деньги, в какие города…»: как бизнесу правильно оптимизировать расходы

Про королевские обязанности, «понимательную» стратегию и идеальную казну

«Казна пуста, ваше величество!» ― вот он, ночной кошмар всех королей всех времен и народов. Однако банкротство ― печальная закономерность бизнеса, которая становится таким же кошмаром, только для предпринимателей. Зачастую, постоянные вливания и невозможность точно отследить, как и куда распределяются средства, становятся одной из основных проблем провалов и неудач, которые отдаляют, иногда на критически длинное расстояние долгожданный успех. Этого можно избежать, если серьезно подойти к процессу управления и контроля за финансами, создать ту самую «казну» и мотивировать свою команду в этом ключе. Как именно ― рассказываем в данном материале.

Мушкетеры короля

Одно из главных заблуждений владельцев малого и среднего бизнеса в том, что создание казначейства ― это что-то на языке очень крупных компаний, хотя в реальности речь идет о базовой системе, которая нужна всем.

«С помощью казначейства владелец берет свой бизнес под контроль, потому что начинает согласовывать все платежи и понимать, куда на самом деле уходят его деньги. Все ключевые сотрудники компании привыкают думать на пару шагов вперед, не покупая ничего в последний момент и по завышенным ценам. Они ищут более выгодные предложения и договариваются о существенных скидках, тем самым сокращая расходы компании и повышая ее прибыль. Экономия от внедрения казначейства в среднем бизнесе зачастую исчисляется десятками миллионов рублей в год и достигает 30% от некоторых статей расходов», ― отмечает Павел Вешаев, гендиректор FinHelp.

Как это происходит? По словам эксперта, казначейство ― это «подразделение финансовой службы компании, отвечающее за оперативное планирование, согласование и проведение платежей», и состоит оно из руководителей, составляющих заявки по доходам и расходам, ответственных в лице финансового директора, менеджера и казначея, а также ― финансистов, которые корреткируют и согласовывают с собственником платежи и занимаются отчетностью.

Эта отлаженная система позволяет внимательно отслеживать все траты и оптимизировать их, и таким образом вечные проблемы вроде потери или повторной оплаты счетов, отсутствие анализа финансовых показателей, бесконечное согласование заявок за оплату и поиск ответственного, нивелируются автоматически.

Чтобы создать такое казначейство в вашей компании, необходимо предпринять ряд шагов. Они не трудные, но важно, чтобы все сотрудники отнеслись к этому процессу ответственно.

Для начала определите все расходы и доходы. Да, совсем все, даже на зубочистки и салфетки, и рассчитайте денежный остаток. Затем составьте подробный план-календарь на будущий месяц так, чтобы детализировать его в пределах недели, а не конкретного дня, и по статье расходов.

Когда план будет готов, назначьте ответственных за его наполнение и составьте регламент согласования платежей. Утвердите форму заявки на оплату и донесите до сотрудников важность правильного включения в этот процесс, при необходимости, объясните им, как правильно работать с казначейством по регламенту. Однако, чтобы успешно делегировать такеи вещи, руководитель должен сам сформулировать критерии, по которым он определяет эффективность затрат, а это возможно только через сопоставление вложенных средств и полученных результатов.

Обращение к народу

Не забывайте, что бюджетирование ― коллективный процесс, требующий максимального вовлечения всего персонала. В противном случае сотрудников будет трудно замотивировать на максимально точное исполнение без понимания ключевых процессов финансового движения в компании.

При правильном бюджетировании у сотрудников возникает четкая мотивация уложиться в его рамки, так как они понимают, как именно задачу нужно будет выполнить, а значит ― начинают действовать максимально оперативно и автономно.

«Мотивация персонала – одна из самых сложных задач. Каждый руководитель подходит к ней так, как считает нужным. В частности, подходы зависят от сложившейся в компании корпоративной культуры. Она может быть запретительной, наказательной, поощрительной. Именно правильно выстроенная корпоративная культура позволяет добиться сознательной экономии денежных средств предприятия каждым сотрудником. Я бы назвала ее «понимательной», то есть такой, когда сотрудники понимают, принимают и поддерживают подходы к эффективному управлению», ― рассуждает директор департамента Prestima, Елена Истомина.

Спустя первый месяц работы с казначейством, не забудьте подвести итоги и внести необходимые коррективы. Сфокусируйтесь на отсутствии кассовых разрывов и необходимости внесения денег собственником в компанию. Если с этими показателями все в порядке, старт прошел успешно.

Павел Вешаев добавляет, что не нужно бояться отсутствия мощного сервиса управленческого учета и отсутствия полной автоматизация бизнес-процессов, как и больших финансовых вложений ― на первом этапе вам все это не понадобится, а общий срок внедрения казначейства составит примерно 2-3 месяца.

Инструменты борьбы за власть над капиталом

 Консультант-аналитик 1С, Галина Морозова, утверждает, что основными экономическими показателями для контроля расходов и доходов являются рентабельность затрат (Return on Cost of Sales, ROCS), рентабельность активов (Return on assets, ROA), затратоотдача и затратоемкость. Из них самые эффективные ― это рентабельность затрат и рентабельность активов, которые позволяют оценить эффективность израсходованных средств.

 «Для более детального контроля затрат можно использовать формулу расчета рентабельности затрат, где в качестве прибыли используется валовая прибыль или прибыль от продаж, а затраты – себестоимость, управленческие, коммерческие или другие виды затрат», ― поясняет эксперт.

Если в ближайшее время нет возможности фундаментально заняться финансовым контролем, то финансист и корпоративный юрист Александр Гладышева рекомендует собрать простую финансовую модель, чтобы просчитать сценарии таких событий, как падение выручки или рост себестоимости, и найти актуальные ключевые показатели вроде величины отсрочки покупателей или количество отправленных коммерческих предложений.

Финансовая модель ― это инструмент прогноза на год и более, который включает в себя баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств, а также показатели, которые можно регулировать. Когда финмодель готова, настало время трех черновиков: баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движениях денежных средств. Такая схема помогает выявить слабые места и потребности, то есть, куда двигаться дальше.

Ещё один инструмент ― это точка безубыточности, то есть, соотношение постоянных затрат к рентабельности по маржинальной прибыли.

Внимательно следите за тем, чтобы соотношение постоянных и переменных расходов было корректным ― соответствовало рынка и этапу развития бизнеса. Когда рынок растет, повышайте постоянные расходы, а в обратном случае ― переменные. В период кризиса важно избавиться от избыточных мощностей или не наращивать их изначально.

Комментарии
Читать также
Город с характером предпринимателя: как инвестиции в ОАЭ создают страну успеха
Инвестиция в себя: как в Россию пришла культура спортивных бизнес-кружков
Лучшая инвестиция семьи: каким было детство Маска, Гейтса и Джобса

Про скандалы в школе, личный пример и веру в уникальность